El uso de cuentas de correo personales en el trabajo

Cada vez es más habitual que los empleados utilicen sus cuentas personales (Gmail, Yahoo, Hotmail, etc), en vez de las cuentas de correo corporativas, para enviar emails relacionados con asuntos de la empresa. Pero esta situación se convierte en un riesgo para la seguridad de la información y la propiedad intelectual de la empresa.

El simple hecho de acceder a una cuenta personal desde dentro de las instalaciones de la empresa abre la puerta a que posibles virus o malware infecten la red. De este modo se deja la puerta abierta a que posibles hackers utilicen los recursos empresariales. Pero aunque el usuario no acceda a su cuenta personal en su oficina, cualquier dato sensible empresarial al que acceda a través de su cuenta personal puede ser susceptible de ser atacado. No digamos si accede a su cuenta personal en una Wi-Fi no segura.

Según encuestas realizadas por proveedores de correo estadounidenses, alrededor del 79% de personas admitieron enviar correos electrónicos relacionados con asuntos empresariales a través de sus cuentas personales. Más del tercio de los encuestados contestaron que estos envíos se hacen diariamente. Lo más curioso es que el 71% de esas personas es consciente de que reenviar correos puede conllevar riesgos para la seguridad de la información.

¿Por qué se produce esta situación?

La principal razón por la que se produce esta situación es que los usuarios experimentan habitualmente problemas con su email corporativo. Por ejemplo, mantener su correo dentro de los límites de tamaño de buzón establecidos por la empresa les obliga a borrar correos electrónicos antiguos para adecuarse a la política empresarial. Otras limitaciones habituales son el límite en el tamaño o el tipo de los ficheros adjuntos, la imposibilidad de acceder al correo remotamente (desde casa o dispositivos móviles), etc.

El problema ante el que se encuentran los responsables de sistemas de las empresas es equilibrar la seguridad con la productividad de los empleados.

Solución para evitar esta situación

La clave es ofrecer un sistema que permita a los empleados ser eficientes mientras se aseguran los datos de la empresa. Por ejemplo, permitiendo acceder a los empleados al correo remotamente pero siempre educando a los usuarios sobre cómo minimizar los riesgos y proteger los datos, por ejemplo no utilizando redes Wi-Fi abiertas.

Nuestra solución de correo electrónico permite a una empresa equilibrar la seguridad y productividad de sus empleados.

Desde el punto de vista de seguridad, el responsable de informática puede:

  • Limitar el tamaño de los buzones de los usuarios.
  • El tamaño máximo y el tipo de fichero adjunto.
  • El usuario puede acceder de forma segura a sus correos electrónicos desde cualquier punto.

Desde el punto de vista de productividad, el usuario puede:

  • Sincronizar su agenda y contactos con su programa de correo habitual (por ejemplo Outlook).
  • Crear un entorno colaborativo para compartir datos con otros compañeros de trabajo.
  • Compartir archivos de gran tamaño mediante enlaces públicos o protegidos con contraseña (de forma similar a Dropbox).
  • Crear chats para conversar con sus compañeros de trabajo.

Comparte este artículo:

No hay comentarios a este artículo

Sé el primero en enviar un comentario: