Introducción Microsoft Office 365

Muy buenas y bienvenido a nuestro artículo de Office 365 en el que te contaremos: qué es O365, las herramientas que lo componen, cómo O365 te puede ayudar en la transformación digital de tu empresa y cómo podemos cambiar los actuales sitios o puestos de trabajo en Modern WorkPlace.

En definitiva, en este post te explicamos de forma resumida que puedes hacer con Office 365, y siempre de la mano de algunos ejemplos. ¡A su vez te ayudamos a implantar Microsoft Office 365 en tu empresa!

¿Qué es Office 365?

Estamos ante una serie de servicios o herramientas ofrecidas por Microsoft, las cuales van desde editores de texto hasta servicio de correo electrónico. En este artículo te vamos a explicar todas las herramientas a las que tendrás acceso así como todos sus usos.

Implantar O365 en una empresa supone un cambio no sólo a nivel tecnológico sino a nivel personal de los empleados, ya que para usar todo el potencial de estas herramientas colaborativas es necesario un cambio de mentalidad y de la forma de trabajar de los empleados de la empresa. Office 365 es una herramienta colaborativa que nos permite almacenar recursos y archivos en la nube, mejorar la comunicación entre los empleados de la empresa a través de herramientas como Skype Empresarial o Yammer y ayudar a los grupos o equipos de trabajo en su tarea diaria.

Herramientas Office 365

En la siguiente imagen se puede apreciar las principales herramientas que ofrece Office 365. Las herramientas de office se separan en dos tipos diferentes, nos encontramos cono las herramientas de escritorio y en línea. Luego hablaremos más sobre cada una de ellas.

Principales herramientas microsoft office 365

Herramientas escritorio Office 365

Las herramientas de escritorio de Office son las que prácticamente ya nos conocemos de memoria Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Skype empresarial. Estamos ante el «paquete tradicional» de Office descargable, siempre que lo instalemos por defecto todas estas herramientas serán instaladas en nuestro(s) equipo(s).

Sin embargo, como veremos más adelante, no es obligatoria su instalación para poder usarlas.

Outlook

Esta herramienta permite la gestión de emails, de contactos y de agenda. Mencionar que contiene las mismas características que su contra parte en los servicios online. Los datos recabados en la versión de escritorio pueden sincronizarse con los servicios online para acceder a ellos desde Internet.

Realmente estamos ante un servicio de correo profesional y más que válido para un uso profesional.

Word

Es el procesador de texto de Office, ayuda en la elaboración de formatos, presentaciones de documentos así como de texto en general.

Excel

Esta es la herramienta que ejerce de hoja de cálculo, con este programa se podrán hacer formatos para estadísticas, facturación e inclusive bases de datos básicas.

PowerPoint

La función principal de esta herramienta es la realización de presentaciones de diapositivas. Estamos ante un Software para presentaciones básicas de diapositivas, rápido y eficiente para exponer ideas y conceptos.

Skype empresarial

App para conferencias con audio y/o vídeo. Con esta herramienta puedes estar en comunicación constante y personalizada con tu equipo de trabajo. Permite realizar videollamadas, llamadas, chat entre un grupo de usuarios.

Es una buena manera de realizar reuniones en HD y en pantalla compartida, al poder compartir tu pantalla y todos tus archivos. Esto es muy útil si se quiere realizar alguna presentación en línea (ejemplo power point).

Puedes comunicarte con otros usuarios de Skype Empresarial a través de la mensajería instantánea, llamadas de voz y videollamadas, y permitir que conozcan tu disponibilidad mediante tu estado de conexión. Comparte tu presencia, mensajes instantáneos y llamadas de audio con otros usuarios de Skype.

Herramientas en línea Office 365

Las principales herramientas en línea de O365 son Sway, OneNote, Sities, Delve, Outlook, OneDrive y Yammer. Para usar estas herramientas de Office no hace falta tenerlas instaladas, ya que podemos acceder a ellas via online.

Sway

Con esta herramienta en línea podrás llevar a cabo presentaciones interactivas, llegando a poder crear presentaciones Stand Alone de una forma más profunda.

OneNote

Creación de notas y comentarios, permitiendo crear anotaciones de ideas y conceptos (para que no las olvides).

SharePoint

Creación de sitios para desarrollo de proyectos, donde puedes compartir documentos e información relacionada con un proyecto específico con un grupo de trabajo en concreto.

Delve

Actualización y organización de documentos de grupos específicos, permitiendo acceder a documentos que puedan tener relevancia para algún proyecto.

Outlook

Disfruta de un correo electrónico de categoría empresarial gracias a la eficaz y conocida experiencia de Outlook. Puedes acceder desde el escritorio o desde un explorador web con Outlook Web app (sin necesidad de tener la herramienta instalada).

En este caso, la parte en línea hace referencia a la agenda electrónica. Llegando a gestionar las agendas de contactos, llegando a mantener organizados a todos tus contactos según nombre, email o teléfonos. Además de gestionar tu calendario organizando todas tus actividades en un horario determinado. Y por último te ayuda a gestionar tus tareas, llegando realizar un seguimiento de las mismas, organizarlas, hacer anotaciones personalizadas y determinar su status.

Este correo electrónico profesional ofrece un buzón de 50 Gb por usuario y enviar datos adjuntos de hasta 150 Mb.

OneDrive

Es un servicio de almacenamiento en la nube, donde puedes almacenar y compartir con un público general o específico archivos que se encuentran en tu nube.

Comparte archivos con otros usuarios tanto de dentro como de fuera de la empresa, controle quién puede ver y editar cada archivo, y sincronice archivos fácilmente con equipos PC y Mac y otros dispositivos.

Como parte de Office 365, OneDrive para la Empresa permite actualizar y compartir sus archivos desde cualquier lugar y trabajar en documentos de Office con otras personas al mismo tiempo, facilitando el trabajo colaborativo.

OneDrive para la Empresa proporciona almacenamiento de 1 terabyte en la nube para cada usuario de modo que puedas acceder a tus documentos desde cualquier lugar.

Desde One drive podemos compartir nuestros archivos con otros usuarios de nuestra organización o externos, dando permiso para que solo puedan ver el documento sobre el que le damos permisos o que también lo puedan modificar. Entre los permisos que existen hay de solo lectura o escritura.

Yammer

Estamos ante una red social corporativa que permite compartir información, publicar comentarios, avisos y archivos con la red corporativa.

A su vez, el software de colaboración y las aplicaciones empresariales de Yammer permiten a todos los empleados comunicarse, compartir información entre grupos de trabajo y organizar proyectos para poder avanzar más rápidamente.

Las herramientas mas importantes de office 365

Mencionar que realmente las herramientas principales y más importantes de Microsoft Office son Word, Excel, PorwerPoint, Outlook, Skype Empresarial, OneDrive y SharePoint. Estas herramientas son las que más provecho sacarás  y seguramente las que más día a día.

Características Office 365

En el siguiente vídeo podrás ver la segunda parte de nuestros videotutoriales sobre Microsoft Office 365.

Instalación

Es posible instalar el paquete office 365 en multitud de dispositivos, por lo que podrás disfrutar de una experiencia completa de Office en equipos PC o Mac, tabletas Windows y Android™, iPad® y en la mayoría de los dispositivos móviles.

Ten en cuenta que cada usuario puede instalar Office hasta en 5 dispositivos PC o Mac, tabletas (Windows, iPad y Android) y en teléfonos (solo compañías), con tan solo una licencia.

Uso

Office 365 no solo nos permite descargar e instalar las diferentes herramientas que ofrece, sino también permite acceder a ellas vía online (sin necesidad de ser descargadas), agilizando su uso y el poder trabajar con ellas de forma rápida.

Esto nos permite crear y editar documentos de Word, OneNote, PowerPoint y Excel desde un explorador.

Confiabilidad

Realmente puedes estar tranquilo si utilizas Office 365 ya que todas sus herramientas están disponibles con un contrato de nivel de servicio (SLA) con respaldo financiero que garantiza un tiempo de actividad del 99,9 %, es decir, los servicios practicamente siempre van a estar garatizados y activos

Además todos los datos que generemos nos pertenecen a nosotros, no a ningún tercero como podría ser Microsoft. De esta manera siempre estarán a neustro alcance y podremos hacer lo que queramos con ellos desde la crear, subir, editar o eliminar.

Seguridad

Los procedimientos de seguridad de última generación con cinco capas de seguridad y supervisión proactiva ayudan a proteger los datos del cliente. Los datos siempre van a estar seguros y cumpliendo todas las normas de seguridad vigentes.

Como ya hemos comentado tus datos y tu privacidad te pertenecen a ti, y Microsoft los protege en todo momento al 100%.

Acceso

Office 365 es accesible a través de cualquier navegador y sistema operativo, de esta manera puedes accedes a las herramientas de manera online. El navegador recomendado para acceder es Internet Explorer 11 (aunque los demás también son compatibles).

Para acceder al portal de office y acceder a las herramientas lo haremos a través de la dirección: https://portal.office.com

Una vez accedemos tendremos que entrar con nuestro usuario (email) y contraseña (la que designamos nosotros o administrador).

acceso microsoft office 365

Bien, ya estamos dentro, y ya tendremos acceso a todas las herramientas de las que disponemos de manera online y a nuestro correo. Cada usuario tiene un portal personalizado dependiendo de su rol (asignado por el administrador).

Además, en el caso de no tener instalado el paquete office, nos aparece la opción en la parte superior derecha de proceder a la instalación de las aplicaciones de escritorio a golpe de clic.

inicio office 365

Hasta aquí nuestra introducción de Microsoft Office 365, esperamos haberte ayudado con nuestro artículo y videotutoriales. Si estás interesado en implantar Office en tu empresa contacta con nosotros y te ayudaremos, ofreciendo nuestros servicios:

  • Soluciones de correo electrónico sobre Office365, con un ahorro de costes muy importante respecto a las soluciones onpremise tradicionales.
  • Gestión de contenidos empresariales y gestión documental con Microsoft SharePoint (gestores documentales, intranets etc…).

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