El poder de las reglas en un sistema de gestión documental (DMS)

Una de las principales ventajas de utilizar un Sistema de Gestión Documental (DMS), es que todos los documentos que están almacenados en el repositorio documental pueden beneficiarse de características avanzadas como las Reglas y Desencadenadores (Rules y Triggers).

La herramienta de gestión documental O3Spaces, de la cual nerion es distribuidor autorizado, es una aplicación a nivel de servidor que permite compartir y gestionar documentos en tu empresa por departamentos o grupos de trabajo. Como DMS permite utilizar Rules y Triggers para la gestión de documentos.

¿Que supone la utilización de Rules & Triggers?

Las Reglas y Desencadenadores (Rules & Triggers) en un entorno colaborativo ofrecen la posibilidad de implementar una lógica de negocio simple y valiosa. Tal  lógica de negocio puede ser utilizada para mover, copiar o enviar documentos basados en su contenido, etiquetas o metadatos.

También puede ser utilizada para desencadenar notificaciones o acciones después de que ha transcurrido una determinada cantidad de tiempo. O puede ser utilizada para transformar documentos en otro formato. Ppor ejemplo  mostrar documentos en HTML o Flash o para propósitos de archivado en PDF.

O3Spaces Workplace implementa un sistema de reglas y desencadenadores que pueden ser aplicadas a nivel general de sistema, para una determinada carpeta o archivo, o basadas en cualquier parámetro que considere el usuario.

Las Rules & triggers representan un modo simple y efectivo de utilizar la información que está almacenada en tus documentos con el objetivo de automatizar ciertar tareas. De esta manera se ahorra tiempo en la gestión de tareas repetitivas, se gana consistencia en acciones críticas y se gana en flexibilidad.

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