Servicios de transferencia de archivos (MFT) en un entorno cloud

Los términos servicios subcontratados o basado en un entorno cloud en un sistema de transferencia de archivos hacen referencia a servicios proporcionados por terceros que permiten transferir archivos de manera alternativa al software tradicional de transferencia de archivos gestionada (MFT). Según  un informe elaborado por IBM, este tipo de servicios basados en la nube se han convertido en una opción a corto plazo para las empresas.

Tradicionalmente, la transferencia de archivos dentro de una compañía o entre empresas (B2B) se ha controlado internamente al 100%. Se suponía una ventaja en el ámbito de la seguridad y capacidad de reacción con los clientes y socios comerciales de la empresa. Sin embargo, el uso de servicios basados en el entorno cloud, que delegan parte del control interno, se están abriendo paso.

¿Por qué una empresa debería plantearse realizar un cambio de este tipo en su estrategia de gestión de archivos? ¿Cuáles son los factores más importantes qué se deben tener en cuenta al analizar un cambio de estrategia?

Evolución en la gestión de transferencia de archivos

Cada vez gestionamos archivos más grandes y el número de transferencias de archivos está aumentando. Estos dos factores están provocando, sobre todo en empresas pequeñas, superar las capacidades de sus recursos informáticos actuales. Independientemente de su tamaño, la mayoría de las empresas podrían aliviar estos problemas con servicios subcontratados en la nube.

Según una encuesta elaborada por IBM, el 75% de las empresas están desarrollando estrategias de subcontratación de transferencia de archivos. A la cabeza de estas empresas nos encontramos aquellas que tienen mayor número de socios con los que comparten archivos, como empresas minoristas, de distribución y de transporte.

Retos para gestionar archivos

Los principales retos que las empresas consideran como fundamentales para que la transferencia de archivos sea efectiva son:

  • Seguridad o nivel de confidencialidad.
  • Crecimiento del tamaño medio de los archivos y del número de transacciones.
  • Complejidad de las conexiones entre socios B2B (diferentes protocolos, software, etc.).
  • Flexibilidad de la transferencia de archivos.
  • El aumento en número de socios comerciales implica aumentar mis recursos propios para transferir archivos.

Ninguna empresa puede pretender subcontratar todo la función de transferencia de archivos. Se debe centrar en aquella solución que identifique los casos de uso específicos e ideales que pueden justificar los costes de transición a servicios basados en la nube.

Ventajas potenciales de los servicios de transferencia en la nube

Los principales problemas ante los que se enfrenta una empresa en lo que se refiere a transferencia de archivos son:

  • Gestionar una gran cantidad de conexiones.
  • El tiempo (coste) de incorporar nuevas conexiones y mantener/actualizar las conexiones existentes.
  • Admitir una gran cantidad de protocolos.
  • El tiempo (coste) necesario para resolver errores y excepciones durante la transferencia de archivos.
  • Capacidades de gestión y revisión insuficientes.

Los tres primeros problemas están intimamente relacionados y son críticos cuando se asocian a una función empresarial clave como es la transferencia de archivos entre empresas. Ninguno de estos problemas se puede abordar de manera separada. Es por ello, que los entornos cloud de transferencia de archivos se vean más como una solución que como un riesgo. Las principales ventajas de estos servicios en la nube son:

  • Reducen drásticamente los plazos para implementar un sistema de transferencia de archivos con seguridad avanzada.
  • Adaptan los recursos en función de las necesidades de la empresa. Se adaptan a la demanda de nuevos socios comerciales y al volumen de mis archivos. De este modo se elimina la infra o sobreutilización de archivos.
  • Incrementa la agilidad y capacidad de reacción ante las condiciones cambiantes del negocio sin que ello afecte a la infraestructura o recursos informáticos.

Conclusiones

En realidad, el cambio a entornos de transferencia en la nube se está haciendo más despacio y con más reticencia que otros servicios gestionados en la nube. Las principales preocupaciones de las empresas son las mismas que se aplican a la hora de realizar una inversión en sistemas de información:

  • Proteger los datos una vez salen de la empresa.
  • Proteger el proceso de transferencia una vez sale de la empresa.
  • Revisar y controlar los datos y la actividad de la transferencia.
  • Disponer y mantener un control de acceso a  los datos.
  • Poder resolver fallos durante la transferencia.
  • Integración con los sistemas disponibles y procesos y flujos de trabajo existentes.

Las preguntas que nos debemos hacer a la hora de migrar a la nube nuestro sistema de transferencia de archivos B2B son: ¿Son una competencia clave? ¿Proporciona una ventaja competitiva para mi empresa que un competidor no puede copiar? Si la respuesta es no a alguna de las preguntas, podemos pensar en implementar una estrategia de subcontratación en la nube de este tipo de servicios.

Fuente: Evaluando los servicios de transferencia de archivos basados en el entorno cloud (IBM)

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